6 trucs pour optimiser vos listes de tâches et être plus efficace
PAR :
Valérie Sardin
Si vous êtes comme moi et que votre vie file souvent à toute allure, la fameuse ‘’to do list’’ est souvent une précieuse alliée. Des études ont montré que les personnes qui fonctionnent et s'organisent avec des listes complètent leur travail jusqu'à 40 % plus rapidement. D’autres recherches ont démontré que les gens qui utilisent des listes de tâches ont moins tendance à procrastiner et atteignent généralement mieux les objectifs. Pourtant, nombreux sont ceux et celles qui n’utilisent aucunement de liste!
Si vous êtes comme moi et que vous ne pouvez vivre sans elles, sachez qu’il existe des façons d’optimiser vos listes afin d’augmenter votre productivité. Et pour ceux et celles qui utilisent peu ce simple outil, voici quelques trucs pour aider àadopter cette bonne habitude. Après tout, quoi de mieux que la sensation de rayer des éléments de notre liste au courant de la journée?
Quand on fait une ‘’to do list’’, on doit toujours garder en tête que la précision des mots est essentielle et qu’elle peut vraiment faire une différence dans notre productivité. Des termes vagues comme « pantalons », « sac » ou « suivi courriel » ne nous donnent pas une idée claire de ce qui doit être fait. Devez-vous acheter ou réparer des pantalons ? Faut-il remplir un sac ou le vider ? Est-ce qu’on doit répondre ou transférer le courriel en question?
C’est un peu comme écrire une recette de tarte aux pommes sans détailler les étapes de la recette. Dire simplement « Faire une tarte aux pommes » ne suffit pas pour réussir. Il vaut mieux décomposer la tâche : « Préchauffer le four, peler et couper les pommes, etc. » En détaillant chaque étape, on diminue la charge pour qu’elle ne soit pas perçue comme une montagne.
Plus vous êtes précis dans votre to-do list, plus l’exécution devient simple et fluide. On veut des mots courts, clairs et précis, qui sont reliés à la tâche. D’ailleurs, n’hésitez pas à segmenter la tâche en sous-étapes au besoin. Voici un exemple.
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Alors, la prochaine fois que vous notez une tâche, n’hésitez pas à y mettre un peu plus de détails, c’est un petit effort qui rapportera gros.
Saviez-vous que l'utilisation de verbes d'action stimule automatiquement notre cerveau et nous permet d'agir plus rapidement ? En intégrant des verbes d'action, vous simplifiez vos tâches tout en augmentant votre motivation. C’est un petit truc, qui ne prend pas plus de temps, et qui peut avoir un énorme impact.
Le cerveau humain a besoin de direction et d’encouragement. On lui donne une direction en utilisant des verbes d’action et des mots précis. On l’encourage ensuite lorsqu’on coche une tâche qu'on a accomplie.
Pour ce faire, commencez d’abord par mettre sur papier tout ce que vous avez dans la tête. Cette étape vise à relâcher la charge mentale.
Si vous faites parfois de l’insomnie la nuit parce que vous pensez à tout ce que vous devez accomplir dans votre journée, cette technique vous aidera assurément. N'hésitez pas à écrire, même en plein milieu de la nuit, pour vous aider à vous libérer l’esprit.
Par contre, une longue liste de tâches peut rapidement devenir décourageante, je vous comprends. C’est alors que la matrice d’Eisenhower, un outil souvent utilisé en planification et organisation, peut grandement vous aider. Elle vise à répartir les tâches dans différents selon leur ordre de priorité.
1) Urgent et important : Ces tâches sont celles qui vous préoccupent le plus et sont susceptibles d’être sources de stress, elles doivent donc apparaître intuitivement et être faites en premier.
2) Urgent mais pas important : Ces tâches doivent être immédiatement accomplies, mais elles ne déterminent pas la réussite de vos projets à long terme. Ce sont souvent des tâches que l’on pourrait déléguer à un membre de la famille ou de son équipe. C’est le meilleur moyen de les traiter.
3) Pas urgent mais important : Ces tâches qui sont importantes mais pas urgentes, elles doivent donc être planifiées. C'est-à-dire qu’on doit les mettre à l’agenda et préciser une date pour les faire pour ne pas dépasser le délai requis.
4) Pas urgent et pas important : Après avoir passé à travers votre liste de tâches et les avoir classées dans les trois premiers quadrants, placez les autres ici. Étant donné leur nature, on s’en débarrasse quand on peut, on les délègue ou parfois les circonstances changent et on n’a plus besoin de les faire.
Une fois que vos tâches sont bien organisées et clairement présentées, vous serez en mesure d’anticiper votre travail de manière plus efficace. Pas toujours évident au début, on a tendance à tout mettre dans les mêmes catégories. À force de faire l’exercice, ça devient plus naturel.
4) Différencier les tâches des projets
Attention aux projets, ce ne sont pas des tâches! Les projets impliquent de nombreuses tâches
comme par exemple écrire un livre ou rénover la salle de bain. Si vous identifiez un projet ou une tâche de grande ampleur à travers votre liste, décomposez-la en actions concrètes pour mieux visualiser les étapes nécessaires à l'atteinte de votre objectif.
5) Tenir sa liste à jour
N’oubliez pas de tenir votre liste à jour régulièrement, idéalement de façon quotidienne, pour maintenir votre motivation et votre productivité. Et si vous souhaitez aller encore plus loin, n’hésitez pas à fixer des délais pour chaque tâche, ce qui vous aidera à gérer votre temps de manière encore plus efficace.
Que vous optiez pour un simple bout de papier, un cahier, un livre ou une application sur votre tablette ou téléphone, choisissez le support qui vous convient à votre fonctionnement personnel pour que votre liste reste accessible et pratique. Idéalement, on veut garder toutes nos informations au même endroit pour nous permettre de conserver une vue d’ensemble claire et d’éviter le désordre mental.
Avec ces bonnes habitudes, vous serez en mesure de naviguer sereinement à travers vos responsabilités quotidiennes et d'atteindre vos objectifs avec succès !
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