Pour organiser une réception de mariage avec un petit budget, il est important de revenir à l’essentiel, à ce qui compte vraiment pour vous. Cela est très personnel, car certains se voient avec toute leur famille élargie et leurs amis alors que d’autres vont opter pour une réception avec leurs proches seulement. Comme les frais de salle, de repas et d’alcool constituent généralement 50 % du budget d’un mariage (pour une réception de taille moyenne), le nombre d’invités aura effectivement une incidence majeure sur le coût final de l’événement. Mais que vous soyez un grand groupe ou un petit comité, il y a toujours des moyens d’économiser!
Quelques pistes pour négocier
Basse saison
Informez-vous sur la basse saison des lieux de réception qui vous intéressent. Pour cela, il faut tenir compte non seulement de la période achalandée des mariages (de mai à octobre au Québec), mais aussi d’autres types d’événements. Par exemple, en décembre, peu de mariages sont célébrés, mais les salles de réception sont réservées pour les fêtes de bureaux de Noël ou de fin d’année. À l’automne, les vignobles et les vergers sont peu enclins à accueillir des mariages, car la saison des vendanges et de la cueillette de pommes bat son plein, ce qui leur apporte beaucoup de visiteurs le week-end.
Au printemps, les érablières sont, quant à elles, occupées avec les groupes qui profitent de la saison des sucres. Vos options seraient donc de négocier un meilleur prix avec les vignobles et vergers pour un mariage au printemps, et avec les érablières pour un mariage à la fin de l’automne (début novembre) ou à l’hiver. Avec les salles de réception traditionnelles, il est possible de négocier pour un mariage de janvier à avril. Vouloir se marier en même temps que tous les autres couples a vraiment un prix!
Dernière minute
Les propriétaires de lieux de réception aiment avoir un carnet de réservations bien garni. Mais comme la majorité des futurs mariés réservent plus de 6 mois à l’avance, plus une date libre approche, moins il y a de chance qu’elle soit comblée. Ainsi, en communiquant avec une salle à la dernière minute (disons à 4 mois et moins de la date voulue), vous donnez au propriétaire de la salle l’opportunité de rentabiliser une journée non réservée. En d’autres mots, c’est vous qui avez le gros bout du bâton, alors n’hésitez pas à demander un meilleur prix ou des extras gratuits (aucun frais pour l’installation de l’espace de cérémonie, une salle gratuite pour les enfants, un service de plus au repas sans frais, etc.).
Sachez que ce principe s’applique également à tous les autres fournisseurs qui seront généralement prêts à négocier pour combler une date toujours libre à leur agenda. À l’inverse, si vous communiquez avec eux un an et plus à l’avance, il y a peu de chances qu’ils soient ouverts à la négociation, sachant que d’autres clients pourraient se manifester et payer le plein tarif.
Sortir de la ville
Si vous habitez une région métropolitaine, les prix des lieux de réception et de certains fournisseurs (comme les traiteurs) y sont probablement plus élevés, suivant le coût de la vie de l’endroit et la forte demande (la fameuse loi de l’offre et de la demande!). Pensez donc à vous éloigner un peu de la ville ou à faire appel à des fournisseurs en périphérie qui seront souvent prêts à se déplacer en ville au besoin. Vous pourriez en ressortir gagnants!
Suggestions pour un grand groupe
Apportez votre alcool
L’alcool est souvent dispendieux dans les hôtels, clubs de golf et salles de réception traditionnelles. Si vous attendez un grand nombre d’invités, il vous coûtera moins cher en boissons d’opter pour une salle où vous pouvez apporter votre vin et votre alcool ou encore, pour un vignoble qui vous facture le prix de la Société des alcools du Québec. Certaines salles communautaires ont beaucoup de cachet ou viennent d’être construites, et sont donc très contemporaines. Pour trouver ce genre de salles, souvent peu annoncées, appelez le service des loisirs de plusieurs municipalités pour connaître les installations à votre disposition. Oui, vous paierez des frais de location, mais les économies que vous ferez du côté du vin et du bar, de même que pour la nourriture (en choisissant le traiteur qui convient à votre budget) pourraient en valoir la chandelle. Attention toutefois de choisir un lieu qui ne vous fera pas dépenser une fortune en décoration (un gymnase, par exemple), car les bénéfices s’annuleront!
Vin d’honneur
Le vin d’honneur est une pratique courante en France, mais moins populaire au Québec. C’est un moment entre la cérémonie et le repas (d’une à deux heures) où vous pouvez convier tous ceux qui ont assisté à la cérémonie, mais qui ne sont pas nécessairement invités au repas. Autrement dit, vous pourriez inviter un grand nombre de personnes à un vin d’honneur après la cérémonie, y servir des boissons et canapés, puis dire au revoir à la majorité du groupe et vous déplacer en un autre lieu avec quelques proches pour le repas. Le vin d’honneur est aussi une option pour les futurs mariés qui préfèreraient une courte réception (formule 5 à 7), mais ponctuée de toutes les traditions (discours, danse des mariés, lancer du bouquet, etc.).
Invités de soirée
Si vous avez de la difficulté à réduire votre liste d’invités, voyez s’il est possible pour vous d’inviter les amis moins proches et les collègues pour la soirée dansante seulement, après le repas. Le faire-part devra leur spécifier cet horaire clairement.
Mariage en soirée
Une option très inclusive serait d’organiser une cérémonie en soirée (après 19 h), suivie de la danse et d’une table de desserts ou d’un buffet de fin de soirée. Les coûts associés au repas seront réduits considérablement. Cette formule est particulièrement indiquée pour les futurs mariés qui aiment faire la fête et qui n’ont pas trop d’invités âgés (qui voudront partir tôt).
Pique-nique, repas-partage (potluck), méchoui, etc.
Explorez les solutions de remplacement au repas assis 5 services :
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les buffets et méchouis sont souvent économiques et copieux;
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la formule potluck (chacun apporte un plat à partager), moins traditionnelle, est adaptée à un mariage participatif;
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le pique-nique se prête bien à un cadre champêtre et informel. Un traiteur pourrait préparer des boîtes à lunch bien garnies à faible coût;
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un vins et fromages avec des stations de fromages, charcuteries et salades préparés par un traiteur, un supermarché ou une boutique spécialisée pourrait vous en offrir beaucoup pour votre argent.
Buffet de minuit
Demandez si vous pourriez fournir vous-même le buffet de fin de soirée et la vaisselle jetable compostable. Certaines salles accepteront, d’autres non, mais ça vaut la peine de s’informer. Commandez des plateaux de sandwichs, pizzas froides, crudités, fruits, desserts, etc. dans un supermarché et mandatez un de vos proches qui ira chercher le tout le jour du mariage et l’apportera à la salle avec la vaisselle. Vous pourriez économiser quelques centaines de dollars!
Suggestions pour un petit groupe
Au restaurant
Dans les restaurants, vous en aurez souvent plus pour votre argent que dans les grandes salles de banquet. De plus, les cuisines ont l’habitude de gérer les commandes multiples, alors vous pourrez sans doute offrir plusieurs choix de plats à vos invités, sans frais supplémentaires. Choisissez un « Apportez votre vin » pour encore plus d’économies! Autre avantage majeur : si le décor vous plaît et que l’ambiance est chaleureuse, il ne restera qu’à ajouter votre touche personnelle aux tables à peu de frais. Quelques fleurs et des bougies, et le tour sera joué!
À la maison
Se marier à la maison avec un grand nombre d’invités peut finalement coûter très cher, car il faudra louer du mobilier, un grand chapiteau en cas de pluie, de la vaisselle et de la verrerie, etc. Mais un mariage intime offre la flexibilité de réaménager une grande pièce de la maison en espace de réception ou de tout installer au jardin, avec un plan B en cas de pluie.
Votre bar préféré
Si vous mangez au restaurant avec un petit groupe, mais que vous aimeriez tout de même danser en soirée sans devoir engager un D.J. ou vous occuper vous-même de la musique, pourquoi ne pas sortir dans votre bar préféré après le repas? Le personnel de l’endroit sera sans doute enchanté de vous voir arriver et vous ferez fureur sur les réseaux sociaux (tous les clients de l’endroit voudront une photo avec vous!). Un lancer du bouquet avec tout le monde sur la piste, ça vous tente? Pourquoi pas?
Amélie Marcotte-Losier, planificatrice de mariages